Volgende fase voor de IV Slim Watermanagement

Als IV-programmamanager en -projectleider bij I-Interim Rijk kent Jurriaan de Vries het klappen van de IV-zweep. Hij werkte de afgelopen acht jaar op basis van detachering op allerlei plekken binnen de Rijksoverheid aan ICT- en IV-projecten, onder meer bij het ministerie van OCW en de Inspectie voor de Gezondheidszorg. En nu dus als kwartiermaker voor de IV Slim WM. In essentie verschilt het project volgens hem niet zoveel van andere IV-projecten die hij deed. ‘Natuurlijk is de thematiek anders’, geeft De Vries aan. ‘Operationeel waterbeheer is een compleet ander onderwerp dan bijvoorbeeld de huisvesting van scholen. Maar het wat en hoe – een verbeterambitie op het gebied van gemeenschappelijke gegevensuitwisseling, waarbij veel verschillende stakeholders zijn betrokken – verschilt niet heel veel van elkaar. Het fundament van dit soort trajecten ziet er dan ook altijd hetzelfde uit.’

Fundament neerleggen

De Vries legt uit dat dit fundament de basis is van alles wat je op IV-gebied gaat bouwen. ‘Om een metafoor te gebruiken: ook als je een huis bouwt, leg je eerst het fundament neer. Dat moet stevig en stabiel zijn, anders kan het huis instorten. Bij de IV Slim WM is dat niet anders.’ Als kwartiermaker voor de IV Slim WM richt De Vries zich dan ook op het neerleggen van het fundament. ‘In de ICT-wereld doen we dit getrapt. Ten eerste stel je een Globale Architectuurschets (GAS) op. Het mooie is dat die er voor de IV Slim WM al is. De volgende steen van het fundament is de Project Start Architectuur (PSA). Daarin staat aan welke eisen het informatiesysteem moet voldoen. Eenvoudig gesteld is de GAS een globale uitwerking en de PSA een nauwkeurige invulling van de IV Slim WM. Een van de producten die ik als kwartiermaker voor de IV Slim WM ga opleveren, is de PSA. Hier hebben de gebruikers van de IV Slim WM nu niet direct wat aan, maar met de PSA zorgen we ervoor dat ze straks een robuust informatiesysteem hebben dat informatie veilig uitwisselt en dat goed te beheren is.’

Businesscase herijken

Tot het fundament van de IV Slim WM behoort ook een businesscase. ‘Ook die is er al’, vertelt De Vries. ‘Maar je moet ‘m wel jaarlijks herijken. De maatschappelijke baten zijn bijvoorbeeld een belangrijk onderdeel van zo’n businesscase. Wegen de kosten van het systeem op tegen de baten voor de maatschappij? Wat hebben we er als maatschappij aan? Wat levert de IV Slim WM ons op? De CIO van het ministerie van IenW heeft bijvoorbeeld eerder aangegeven dat de beheerkosten van de IV Slim WM “mager zijn gecalculeerd”. Dat is ook niet zo raar, want als je nog niet weet hoe het systeem eruit gaat zien is het moeilijk om de beheerkosten in te schatten. Dit onderstreept ook het belang van de PSA. Als die er eenmaal is, kan ik meteen door met de herijking van de businesscase.’

Drietrapsraket

Het derde onderdeel waar De Vries zich op richt, is het plan van aanpak voor de realisatie van de IV Slim WM. ‘Het “hoe” dus’, legt hij uit. ‘Hoe gaan we de IV Slim WM bouwen? Feitelijk zijn de PSA, de businesscase en het plan van aanpak voor de realisatie een drietrapsraket in de voorbereiding op de realisatie van een – of beter: elk – ICT-project. Dat is de logische weg. En zo hebben we het binnen de overheid ook afgesproken met elkaar.’ Om deze drie producten op te kunnen leveren, heeft De Vries een werkplan gemaakt. ‘En dat ga ik nu uitvoeren.’ Uiteraard doet hij dit niet alleen. ‘Juist niet’, stelt hij. ‘Ik kan juist alle hulp gebruiken! Met name de input van de gebruikers is enorm waardevol. Zij gaan immers met het systeem werken. Zij moeten dus aangeven wat er aan functionaliteiten in moet. Overigens is hier door de pilotinformatieschermen en de rondes langs de Slim WM-regio’s ook al veel over bekend.’

Verplichte processen doorlopen

Tegelijkertijd noemt De Vries dit ook nog een mooie uitdaging. ‘De gebruikers op de goede manier aangehaakt houden, is altijd ingewikkeld. En zeker ook bij de IV Slim WM, waar al een aantal pilotschermen is ontwikkeld. Die schermen zijn snel gemaakt. De mensen die ermee werken zijn tevreden en vragen zich misschien af waarom we van de IV Slim WM nu zo’n groot, ingewikkeld project maken.’ Toch is dit volgens hem absoluut noodzakelijk. ‘De pilotschermen zijn niet “onder architectuur gebouwd”, zoals we dat in ICT-taal noemen. Voor de IV Slim WM geldt dat dit wél zo moet gebeuren. En daarvoor moeten we allerlei verplichte processen doorlopen. Dit vraagt tijd.’ De Vries wil graag voorkomen dat gebruikers afhaken. ‘Want straks hebben we ze hard nodig voor de nodige feedback. We gaan hen dus goed informeren over de planning en wanneer we ze nodig hebben.’

Demonstratiewoning

Ook hier maakt De Vries de vergelijking met het bouwen van een huis. ‘Als je een nieuwbouwhuis koopt, kun je vaak eerst een demonstratiewoning bekijken. Maar dat is uiteindelijk natuurlijk niet jóuw eigen huis. Om een echt huis te bouwen, moet er veel werk worden verzet: eerst de exacte plek bepalen, dan het fundament neerleggen, het huis bouwen en inrichten en vervolgens moet je het ook nog gaan onderhouden. Zo is het ook met de IV Slim WM. We willen een degelijk systeem bouwen, waar we lang mee vooruit kunnen. Dus moeten we eerst een aantal fundamentele zaken uitzoeken en door een aantal hoepels springen – vóór het systeem gebouwd kan gaan worden. Ik hoop dat mensen hier begrip voor hebben en vraag nog even wat geduld. Deze voorbereidende fase is echt nodig om straks in de realisatiefase meters te kunnen maken.’

Versnellen

Door de focus op de funderende activiteiten is het volgens De Vries begrijpelijk dat gebruikers zich op dit moment minder betrokken voelen. ‘Juist om die betrokkenheid weer te verbeteren en het momentum in het project vast te houden, gaan we parallel aan de funderende activiteiten een versneld traject starten. Dit richt zich op het zo snel mogelijk vervangen van de functionaliteiten van de pilotschermen Slim WM.’

Banden aanhalen

De Vries heeft zijn werkplan inmiddels afgerond. ‘De regiegroep voor de IV Slim WM heeft hier op 24 oktober een klap op gegeven. Dit betekent dat ik vrij ben om het veld in te gaan, in gesprek te gaan met de gebruikers en met hen de banden weer aan te halen. Daarbij richt ik me ten eerste op de regiovertegenwoordigers voor de IV Slim WM.’ Over het tijdspad zegt De Vries dat hij in het voorjaar van 2025 ‘zijn’ drie producten – PSA, businesscase en plan van aanpak voor de realisatie – hoopt op te kunnen leveren. ‘Het fundament staat dan.’ Een klein voorbehoud is volgens hem dat er wel een nieuwe architect moet worden aangehaakt om de PSA op te stellen. ‘Daar zijn we druk mee bezig, maar zoals we allemaal weten kampen we ook met een krappe arbeidsmarkt. Het tijdspad kan dus nog wat opschuiven. Maar we gaan hoe dan ook nieuwe stappen zetten met de IV Slim WM en ervoor zorgen dat iedereen de juiste informatie krijgt en/of kan vinden.’